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Funciones y Deberes del Instututo

FUNCIONES Y DEBERES DEL INSTITUTO

En esta sección puedes enterarte de las Funciones y Deberes del Instututo del IMDER.

Promover la formulación coordinación y ejecución de planes, programas y proyectos para el fomento y desarrollo del deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física en conformidad con la Ley y el plan de desarrollo.

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES.

  • 1. Ejercer la representación legal del Instituto Municipal de Deporte y Recreación.
  • 2. Dirigir la ejecución de las actividades o programas del Instituto y de factor Humano.
  • 3. Actuar como ordenador del gasto con cargo al presupuesto del Instituto y dentro de las normas legales establecidas para tal fin.
  • 4. Asegurar el cumplimiento de las orientaciones y decisiones de la Junta Directiva..
  • 5. Celebrar en nombre del Instituto los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y funciones según la Ley y los estatutos..
  • 6. Coordinar la elaboración de los planes y proyectos locales, el plan sectorial de desarrollo y plan de inversiones correspondientes que deban incluirse en los planes a nivel municipal, departamental y Nacional del deporte.
  • 7. Representar judicial y extrajudicialmente al instituto y nombrar apoderados especiales que me manden la mejor defensa de los intereses de la entidad.
  • 8. Establecer las directrices para la prestación de servicios y fijar los criterios para la definición de las tarifas por prestación de las mismas.
  • 9. Presentar el proyecto de presupuesto anual ante la Junta Directiva para su aprobación.
  • 10. Presentar semestralmente a consideración de la Junte Directiva un informe de labores del Instituto que incluya los estados financieros y la ejecución presupuestal correspondiente..
  • 11. Proponer, presentar y formular los proyectos, los planes estratégicos y de acción ante la Junta Directiva del instituto, en pro del cumplimiento de la misión y visión institucional..
  • 12. Coordinar la elaboración del Programa Anual Mensualizado de Caja, “PAC”, de ingresos, gastos, reservas presupuestales y cuentas por pagar del Instituto, pare ser sometido a aprobación da la Junta Directiva..
  • 13. Coordinar lo relacionado con la imagen institucional y las actividades de comunicación y divulgación interna y externa, el manejo de medios masivos de comunicación.
  • 14. Nombrar y retirar de los empleos al personal del Instituto de conformidad con las normas legales vigentes establecidas para tal fin.
  • 15. Velar por el cumplimiento de las normas legales que regulan el Instituto Municipal de Deporte y recreación en su funcionamiento y objeto, establecer los sistemas de control interno a que refiere el art. 88 de la Ley 181 de 1995 y normas concordantes, además el control interno disciplinario de conformidad con el art. 7’6 de la Ley 734 del 2002.
  • 16. Asignar y/o delegar la apertura de procesos de control disciplinario interno, que se requieran adelantar a los funcionarios del Instituto..
  • 17. Coordinar el desarrollo de la gestión de las subdirecciones con el fin de garantizar el logro de los planes, programas, objetivos y metas institucionales..
  • 18. Coordinar el recaudo de los ingresos que se generen por concepto del impuesto sobre espectáculos públicos y demás ingresos por servicios adicionales, de conformidad con las normas legales vigentes del Instituto.
  • 19. Convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias a la Junta Directiva del Instituto y ejercer las funciones de secretario de la Junta Directiva del Instituto.
  • 20. Otorgar permisos solicitados por los funcionarios del Instituto; para ausencias hasta de tres días.
  • 21. Definir la estructura administrativa y operativa para el funcionamiento del Instituto, sometiéndolo a la aprobación de la Junta Directiva y de acuerdo con presupuesto anual, basado en las normas establecidas por la Comisión nacional del Servicio civil y el Departamento Administrativo de la Función Pública, referente a requisitos y funciones que deban cumplir los diferentes empleos.
  • 22. Implementar el Banco de Programa y Proyectos del Instituto y responder por que lo proyectos de inversión sean evaluados económica y socialmente.
  • 23. Emitir Actos Administrativos de acuerdos a sus competencias y atribuciones que le corresponden..
  • 24. Trazar las políticas sobre el manejo del archivo general del Instituto de acuerdo a las normas legales vigentes..
  • 25. Rendir los informes a que este obligado por ley y aquellos que solicite el Alcalde, La Junta Directiva y demás instancias.
  • 26. Las demás funciones que le asigne la Ley, Reglamentos, Acuerdos del Consejo Municipal y las que en materia de deporte le delegue el Gobierno Nacional.

Coordinar el diseño, elaboración, ejecución y control de los procesos y procedimientos de apoyo, que favorezcan el cumplimiento de los objetivos y metas definidas en los planes y programas, formulación y efectiva ejecución del presupuesto del Instituto.

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES.

  • 1. Asesorar a la Dirección General en la realización de estudios de carácter financiero y del factor humano en orden a coadyuvar en el mejoramiento continuo de procesos y procedimientos institucionales..
  • 2. Reportar oportunamente las novedades a la Comisión Nacional del servicio civil y velar por la aplicación y cumplimiento de las normas de carrera administrativa en el Instituto.
  • 3. Dirigir y controlar la administración de los recursos físicos, así como los procesos de archivo y correspondencia, almacén e inventarios de los bienes del Instituto.
  • 4. Formular y desarrollar políticas, programas y proyectos relativos a la selección de personal, registro y control, inscripción y actualización de carrera administrativa, evaluación del desempeño, régimen salarial y de prestaciones, capacitación, desarrollo, seguridad social y bienestar social de conformidad con las normas vigentes..
  • 5. Dirigir los programas de inducción, capacitación y calidad laboral de los funcionarios del Instituto, en concordancia con las normas legales vigentes..
  • 6. Coordinar el registro de las hojas de vida de los funcionarios y ex funcionarios, mantenerlo actualizado y elaborar las estadísticas del factor humano del Instituto, expedir certificados sobre tiempo de servicio..
  • 7. Coordinar y supervisar la elaboración de los actos administrativos sobre liquidación de prestaciones sociales, pensiones, reajustes de pensiones, cesantías y demás emolumentos, conforme a las normas y reglamentos vigentes.
  • 8. Proyectar los actos Administrativos concernientes a las novedades administrativas del factor humano del Instituto, de acuerdo con las necesidades del servicio y la disponibilidad presupuestal.
  • 9. Otorgar permisos solicitados por 1os funcionarios a su cargo, para ausencias hasta por un (1) día.
  • 10. Velar por la correcta aplicación de principios, derechos y deberes laborales de los funcionarios, de acuerdo con las normas Regales vigentes.
  • 11. Atender los trámites que se deban adelantar ante las entidades encargadas de la seguridad social, la salud, del régimen prestacional de los funcionarios del instituto
  • 12. Proponer el plan anual de capacitación y bienestar social de los funcionarios del Instituto y trazar e implementar mecanismos de evaluación y seguimiento del mismo
  • 13. Elaborar y mantener actualizados los estudios sobre manual de funciones, plantas de personal y presupuestos requeridos.
  • 14. Dirigir, coordinar y controlar las políticas, procesos y procedimientos relacionados con is gestión financiera y contable, del talento humano, administración de bienes y servicios del instituto y gestión de contratación.
  • 15. Ejecutar y controlar los procesos de administración y adquisición de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento del Instituto.
  • 16. Supervisar al funcionario delegado para la recepción de quejas y reclamos que los ciudadanos formulen, relacionadas con los servicios prestados por el Instituto, de conformidad con los términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo y en otras leyes vigentes, para el ejercicio del derecho de petición.
  • 17. Representar al Director en los diversos actos que implique relaciones con funcionarios de otros organismos y con los jefes de las distintas dependencias de la institución.
  • 18. Resolver por delegación los asuntos relacionados con las actividades del instituto.
  • 19. Iniciar por delegación del director general procesos de control disciplinario interno, que se requieran adelantar a los funcionarios del instituto.
  • 20. Coordinar junto con el Director General, el Subdirector Técnico y el Auxiliar Administrativo los procesos de elaboración de los instrumentos de planificación financiera del Instituto como programa anual mensual izado de caja PAC y plan de compras.
  • 21. Elaborar los estudios previos para la adquisición de bienes y servicios requeridos por el área administrativa y financiera del Instituto.
  • 22. Supervisar los contratos celebrados por el instituto para la adquisición de bienes y servicios requeridos pro el área administrativa y financiera.

AREA FINANCIERA Y CONTABLE.

    • 1. Coordinar el proceso de causación de las obligaciones, registro de ingresos y egresos y ajustes contables..
    • 2. Coordinar la preparación y presentación al Director General y demás entidades que lo requieran, de los estados financieros, rendición de cuentas e informes de ejecución presupuestal del instituto.
    • 3. Realizar arqueos esporádicamente a la caja menor del instituto, con el fin de verificar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan con los compromisos.
    • 4. Coordinar junto con el Director General, el Subdirector Técnico y el Auxiliar Administrativo los procesos de elaboración de los instrumentos de planificación financiera del instituto como programa anual mensualizado de caja PAC y plan de compras..
    • 5. Recomendar las acciones que deba adoptar el instituto en materia contable para el logro de los objetivos y metas institucionales..
    • 6. Velar por que las operaciones contables que se generen en el Instituto, se ajuste a las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación..
    • 7. Las demás funciones que le sean asignadas por el Director General y que sean afines con la naturaleza del cargo.

Coordinar la formulación y ejecución de los programas y proyectos que conduzcan al cumplimiento del plan de Acción y el Plan de Desarrollo.

DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES.

  • 1. Orientar y coordinar, la formulación del Plan Sectorial de acuerdo por las direcciones impartidas por el gobierno municipal y la dirección general..
  • EquFormular, coordinar y controlar la ejecución de los programas y proyectos de acuerdo con el direccionamiento estratégico del Instituto.idad
  • 3. Convocar y asesorar a los organismos pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte y la Recreación en el Municipio, para identificar y formular las estrategias, patéticas, programas y proyectos del sector..
  • 4. Asesorar y verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos por las normas legales y estatutarias de carácter deportivo para el otorgamiento o renovación por parte del Instituto del reconocimiento deportivo a los organismos que la soliciten..
  • 5. Implementar y coordinar un sistema de información que permita de manera ágil y oportuna consultar los aspectos más relevantes relacionados con los programas, proyectos, población beneficiada, deportistas y organismos deportivos..
  • 6. Proponer los ajustes requeridos en los procesos y procedimientos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la dependencia.
  • 7. Asesora al Director o a las personas que lo soliciten sobre normatividad, procedimiento y ejecución de actividades que deban adelantarse, en cumplimiento de la Ley 181 de 1995..
  • 8. Velar por el cumplimiento de las normas urbanísticas sobre reserva del área en las nuevas urbanizaciones, para la construcción de escenarios deportivos, informando oportunamente a la Dirección del Instituto.
  • 9. Rendir los informes de la gestión que le sean solicitados y los que normalmente deban presentar del área de su desempeño a la dirección y demás entidades que lo soliciten..
  • 10. Implementar los procedimientos de seguimiento, evaluación y control del Plan de desarrollo Municipal y el plan sectorial.
  • 11. Emitir los conceptos técnicos que sean requeridos por la dirección general y los organismos integrantes del sistema Nacional de Deporte en el Municipio..
  • 12. Otorgar permisos solicitados por los funcionarios a su cargo, para ausencias hasta por un día.
  • 13. Elaborar los estudios previos requeridos por el área técnica para la adquisición de bienes, servicios y obra pública, para el desarrollo de los planes y proyectos contemplados en el plan de acción..
  • 14. Supervisar los convenios y contratos celebrados por el instituto para la ad9uisición de bienes, servicios y obras públicas requeridos para la ejecución de los planes y programas contemplados en el plan acción.
  • 15. Apoyar la elaboración del Pian de compras con el acompañamiento del Director General y Subdirector financiero..
  • 16. Las demás funciones que le sean asignadas por el Director General y que sean afines con la naturaleza del cargo.

Planificar, organizar y adoptar procedimientos que permitan una adecuada ejecución de los planes y metas de recaudo y pago de las obligaciones del Instituto, teniendo en cuenta las normas legales vigentes

DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES.

  • 1. Coordinar, supervisar, controlar y efectuar las actividades del recaudo de los ingresos y rentas a favor del Instituto, al igual que el impuesto de timbre, retenciones en la fuente, estampillas y otros tributos que fije la ley, los Acuerdos y demás normas legales vigentes..
  • 2. Proyectar, desarrollar y recomendar las acciones que deban adaptarse para el logro de los objetivos y metas propuestos en los planes de recaudo y pago de obligaciones adquiridas por el Instituto, dentro del marco normativo y el Plan Local de Desarrollo.
  • 3. Presentar las cuentas mensuales por concepto de transferencias a la Administración Central para los fines pertinentes..
  • 4. Efectuar oportunamente los pagos autorizados por el ordenador del gasto previo lleno de los requisitos establecidos por las normas legales vigentes., y efectuando los descuentos o retenciones por concepto de impuestos, estampillas y otras deducciones a cargo del empleado o contratista.cia.
  • 5. Custodiar y velar por el buen uso de los recursos económicos del Instituto..
  • 6. Rendir y presentar informes conforme a los reglamentos, cuando la Dirección general, el Subdirector Financiero, los entes de control y demás entidades competentes lo soliciten.promiso
  • 7. Velar por la seguridad y custodia mediante procedimientos establecidos de los títulos valores, chequeras, sellos y demás documentos de valor de propiedad del Instituto..
  • 8. Responder conjuntamente con el Director General por el manejo del Fondo Municipal de fomento y desarrollo del Deporte, teniendo en cuenta las normas que regula su destino.
  • 9. Implementar un sistema de información que permita consultar los registros de impuestos por cobrar, multas y responsabilidades detectadas para el cobro coactivo, a través del Juzgado de Ejecuciones Fiscales, o autoridad competente..
  • 10. Consignar y retirar recursos del instituto en las diferentes entidades bancarias previo cumplimiento de las directrices de la Dirección General..
  • 11. Elaborar y firmar cheques, acorde carl las normas y procedimientos establecidos..
  • 12. Gestionar el cobro de las cuentas que le adeuden al Instituto por todo concepto.
  • 13. Cooperar en la elaboración del proyecto del Plan Anual mensualizado de Caja PAC, junto con et Director General y el Subdirector Financiero.
  • 14. Constituir Iós Cuentas por Pagar con base en los compromisos.
  • 15. Revisar y verificar los soportes de los desembolsos por avances constitutivos a favor de los funcionarios del Instituto y aportes entregados a clubes, ligas, y demás entidades integrantes del Sistema nacional del Deporte.
  • 16. Exigir los Paz y Salvo de Almacén General y Créditos o mercados que se hayan obtenido con la modalidad de libranza, para efectos de pago de prestaciones o liquidaciones a personal vinculado del Instituto..
  • 17. Coordinar y ejecutar los procedimientos de archivo y correspondencia conforme a la normatividad legal vigente sobre la materia sobre todas las unidades documentales que se generan y reposan en el área..
  • 18. Gestionar la apertura de las cuentas corrientes bancarias y demás transacciones que deba atender el Instituto..
  • 19. Elaborar los estudios previos para la adquisición de bienes y servicios requeridos por el área y presentarla para revisión y aprobación del subdirector financiero.
  • 20. Supervisar los contratos requeridos por el instituto para la adquisición de bienes y servicios requeridos por el área..
  • 21. Las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe Inmediato y que sean afines con la naturaleza del cargo.

Desarrollar las acciones correspondientes a recibir, procesar, analizar y proteger información de la Dirección y del Instituto, traducirlo en decisiones, reportes, documentos y registros para la efectiva gestión de la entidad y de la propia persona, desarrollar actividades de coordinación del archivo del instituto y ejecutar las actividades administrativas qué conlleven a la buena atención tanto del cliente interno como externo y respuesta a sus peticiones o quejas.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS.

  • 1. Coordinar reuniones y eventos que deba atender el Director, organizarle y llevar la agenda de la Dirección y recordarle de manera oportuna, los compromisos adquiridos..
  • 2. Radicar, revisar, clasificar, controlar y archivar o remitir la correspondencia, documentos que llegan al Instituto, de conformidad con las normas y procedimientos respectivos.
  • 3. Velar por el buen manejo y cuidado de los muebles, equipos y materiales que se encuentren bajo su responsabilidad..
  • 4. Conocer sobre las políticas, procesos, productos o servicios y actividades que desarrolla el Instituto a fin de dar información oportuna a las personas que visitan el Instituto manteniendo la discreción y reserva de asuntos que así lo requieren..
  • 5. Organizar y velar por el archivo de gestión de la Dirección y documentos de importancia del Instituto..
  • 6. Proyectar respuestas a la correspondencia y todo tipo de documentos tramitados, producidos o utilizados para el normal funcionamiento y desarrollo de los objetivos y programas de la Dirección y enviarla una vez firmada.
  • 7. Desarrollar actividades de control del manejo que haga del archivo la persona que designe el comité de archivo del instituto como responsable del manejo del archivo, así como coordinar los procesos de traslado documental al archivo central..
  • 8. Preparar y presentar informes sobre las actividades desarrolladas en oportunidad y periodicidad requerida.
  • 9. Efectuar y recibir llamadas telefónicas de la Dirección, transmitiendo o recibiendo los mensajes correspondientes..
  • 10. Velar por la adecuada presentación de \a andina y crear un buen ambiente e imagen del superior inmediato..
  • 11. Coordinar los servicios de mensajería correspondientes a la Dirección para lograr la prestación de un servicio oportuno en sus funciones.
  • 12. Cooperar en la elaboración de los actos administrativos inherentes al proceso de contratación estatal.
  • 13. Resolver derechos de petición impetrados por personas naturales o jurídicas en relacionados con el Instituto..
  • 14. Hacer el seguimiento de tutelas, derechos de petición y documentos relacionados con la Personería, Contraloría, Procuraduría, Defensoría del pueblo, Fiscalía, estando pendiente del cumplimiento de términos e informar oportunamente›
  • 15. Las demás funciones que le sean asignadas por el Director General y que sean afines con la naturaleza del cargo..

Apoyar desde el nivel de su conocimiento, la realización de las labores o tareas a su cargo, para el eficaz y eficiente desempeño de los fines de la Subdirección Financiera y del Instituto en general, coordinar y controlar los procedimientos de custodia, entradas y salidas de bienes del almacén.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS.

  • 1. Coordinar fa elaboración de Inventario físico tanto de bienes en existencia como de bienes y servicio..
  • 2. Desarrollar actividades correspondientes a la custodia y registro de entradas y salidas de bienes y elementos adquiridos por el Instituto
  • 3. Velar porque los bienes devolutivos en servicio estén debidamente identificados y clasificados..
  • 4. Organizar el sistema de control de activos fijos, suministros, almacenamiento y la actualización de los registros correspondientes, de igual manera el mantenimiento de los bienes debidamente asegurados..
  • 5. Certificar el recibí a satisfacción de todos los elementos devolutivos cuando sean enviados a reparación..
  • 6. Responder ante la Contraloría por la merma, robo, deterioro, pérdida de los elementos bajo su custodia, de conformidad con las normas fiscales y administrativas vigentes..
  • 7. Cumplir con las normas de almacenamiento que garantice la seguridad e integridad de los elementos en depósito.
  • 8. Proponer y/o actualizar el manual y los procedimientos relacionados con el almacén del Instituto..
  • 9. Supervisar la elaboración de los registros contables que exige la Contraloría Municipal sobre el movimiento de los bienes del Instituto..
  • 10. Controlar permanentemente las existencias de máximos y mínimos e informal a la subdirección financiera sobre su comportamiento..
  • 11. Rendir informe sobre el inventario del Instituto al Contador General de la República en los términos y acorde con las disposiciones legales vigentes en la materia
  • 12. Proyectar los actos administrativos para revisión y aprobación de la Subdirección Financiera, en términos de bajas por obsolescencia, deterioro, remate y demás situaciones administrativas que afecten los inventarios de la entidad..
  • 13. Coordinar la ejecución de actividades tendientes a dar de baja por remate, donación o alguna otra modalidad según los parámetros establecidos por la administración, los bienes inservibles y obsoletos del Instituto..
  • 14. Coordinar la elaboración de estadísticas de necesidades de elementos de oficina, con el fin de participar en la elaboración y ajuste del Plan de Compras y atender otras tareas en las dependencias del IMDER.
  • 15. Efectuar diligencias externas cuando la necesidad del servicio, así lo requiera
  • 16. Preparar la documentación para el apoyo en los aspectos financieros a los representantes del Instituto en las reuniones programadas..
  • 17. Ingresar en el Sistema de información para el control de la ejecución presupuestal del instituto la información relativa a la ejecución del presupuesto de gastos, tales como: certificación de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y obligación, de acuerdo a los requerimientos que le haga el Subdirector Financiero..
  • 18. Desempeñar las demás funciones asignadas por el Subdirector Financiero, de acuerdo con el nivel, la naturaleza del cargo y el área de desempeño del mismo..

Apoyar a la subdirección Financiera y Administrativa en el desarrollo de actividades de apoyo a las funciones de tesorería, pagaduría y control del recaudo de impuestos, desde el nivel de su conocimiento, para el cumplimiento de los fines de la dependencia.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS.

  • 1. Elaborar documentos relativos a órdenes de pago, comprobantes de egreso, cheques, recibos de caja, consignaciones, conciliaciones bancarias y ejecuciones activas con la supervisión y apoyo del Tesorero..
  • 2. Consignar los asientos en los libros de bancos, en el libro del PAC y lleva Io relacionado de cuentas canceladas.
  • 3. Colaborar con el proceso de reporte de ingresos y egresos diarios de caja y el boletín de caja y bancos y mantener en forma ordenada el archivo de documentos soporte de tales movimientos, permitiendo así la consulta por parte de contabilidad para los fines pertinentes.
  • 4. Proyectar las resoluciones de adopción y de ajuste al PAC, de avances y de legalización de los mismos..
  • 5. Diligenciar las planillas correspondientes a aportes de parafiscales y seguridad social y generar su para el respectivo pago electrónico..
  • 6. Elaborar y liquidar para el pago las transferencias por concepto de impuestos, estampillas y demás descuentos o deducciones que deba practicar el instituto sobre los pagos efectuados a funcionarios y contratistas de conformidad con la Ley..
  • 7. Llevar el respectivo control y manejo de caja Menor del Instituto.
  • 8. Vigilar y responder por la seguridad de los bienes muebles y enseres que le haya sido asignados para la ejecución de sus funciones o tareas y demás organismos de control.
  • 9. Colaborar en la preparación de informes requeridos por la Contraloría en la oportunidad y periodicidad requerida.
  • 10. Cooperar con los trámites legales y asistir a los espectáculos públicos para el control y vigilancia del impuesto de conformidad con la Ley 181 de 1995, previa comisión del jefe superior o jefe Inmediato.
  • 11. Apoyar el diseño de sistemas de información que sirvan de apoyo en la verificación, retención de salarios y prestaciones ordenadas por la Ley o autoridades judiciales.
  • 12. Examinar y verificar las cuentas, registros y libros da bancos del Instituto.
  • 13. Informar al Tesorero diariamente de los compromisos que tenga el instituto por vencimiento de las obligaciones de Tesorería.
  • 14. Elaborar descuentos que se produzcan por el pago diario de cuentas y los descuentos mensuales que se originen de las Nóminas del personal del Instituto y personal contratistas.
  • 15. Llevar libro de registro de cheques girados para el respectivo control.
  • 16. El desempeñar las demás funciones asignadas por el Subdirector financiero, de acuerdo con el nivel, la naturaleza del cargo y el área de desempeño del mismo.

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